Das Berufsprofil: Empfangskraft

Empfangskräfte, der Name sagt es schon, arbeiten am Empfang. Das kann in völlig unterschiedlichen Bereichen sein. In Hotels, Gaststätten oder auch in größeren gewerblichen Betrieben mit Publikumsverkehr. Auch Schauspiel- und Opernhäuser sowie Fitnessstudios kommen als Arbeitgeber infrage. Ebenso gibt es Empfangspersonal in größeren Arztpraxen.

Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Arbeitgeber. Meist geht es um folgende To Do’s:

Kompetente und sprachlich gewandte Betreuung von Anrufern am Telefon: Annahme und Weiterleitung von Gesprächen
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Empfang von Besuchern
Bewirtung und Betreuung von Besuchern
Terminplanung
Büroorganisation
Allgemeine Bürotätigkeiten
Erledigung von E-Mail Korrespondenzen
Planung von Veranstaltungen
Raumverwaltung und Catering
Planung, Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
Bearbeitung der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben
Um diese Liste an Aufgaben zu bewältigen, bedarf es einer gewissen Stressresistenz, Ruhe und nicht zu vernachlässigen: Einer gehörigen Portion Organisationstalent. Übrigens sind auch gute Fremdsprachenkenntnisse ein Muss. In der Gatsronomie hat man es oft mit internationalem Publikum zu tun. Aber auch Wirtschaftsunternehmen bekommen in Zeiten der Globalisierung immer mehr Besuch von ausländischen Firmenpartnern.

Oftmals wird der Beruf von Empfangskräften fälschlich als ein bloßer Aushilfsjob angesehen. Das mag in Ausnahmefällen zwar stimmen. Doch in der Regel gehören auch betriebswirtschaftliche und kaufmännische Tätigkeiten zu den Aufgaben einer Empfangskraft, die schon mal Berichte und Analysen zu verschiedenen Themenstellungen anfertigen muss. Meist verfügen diese daher über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in der Hotellerie.

Die Work Life Balance von Empfangskräften ist durchwachsen. Der Job kann schon mal stressig werden. Oftmals müssen viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden und dennoch gilt es immer freundlich zu bleiben. Schließlich ist man gegenüber externen Kunden das Aushängeschild des eigenen Arbeitgebers. Auf dem Arbeitsmarkt sieht es gut aus für Empfangskräfte.

Wie wird man Empfangskraft?

Eine klassische Ausbildung zur Empfangskraft gibt es nicht. Aber wie gesagt, qualifizieren insbesondere kaufmännische Berufe oder Berufe aus Gastronomie und Hotelgewerbe zu der Arbeit am Empfang.

Diese Vorbildungen sind zum Beispiel empfehlenswert:

Bankkaufmann
Einzelhandelskaufmann
Fremdsprachenkorrespondent
Hotelkauffrau
Industriekaufmann
Kauffrau für Büromanagement
Kauffrau für Dialogmarketing 
Kaufmann für Marketingkommunikation
Veranstaltungskaufmann
Auf dem Lehrplan können während der Ausbildung zu den verschiedenen Berufen dann zum Beispiel die folgenden Inhalte stehen:

Unternehmensstruktur und integrative Unternehmensprozesse
Strategien in Marketing und Vertrieb
Arbeitsabläufe und Kommunikation
Geschäftsprozesse und Märkte
Beschaffung und Bevorratung
Personalwesen
Leistungserstellung und Leistungsabrechnung
Geschäftsprozesse
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
Wirtschafts- und Sozialkunde

Arbeitgeber: Wer sucht Empfangskräfte

Empfangskräfte können in praktisch allen Bereichen der Wirtschaft Fuß fassen. Zum Beispiel hier:

Handel
Industrie
Handwerk
Behörden
Logistik
Elektrobranche
Medienbranche
Internetwirtschaft
Baubranche

Dauer und Zeiten

Insgesamt 990 Unterrichtseinheiten

Vollzeit von 08:00 - 16:00 Uhr

Ablauf

Vollzeitteilnahme
Fachbücher und Skripte
Unterrichtsmethoden: Virtuelle Akademie, selbstständige Wissensvertiefung
Zwischenerfolgskontrollen werden regelmäßig durchgeführt

Prüfung

Die schriftliche Prüfung erfolgt nach Ende des Kurses vor der IHK Darmstadt. Sie besteht aus drei Aufgabenstellungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Die mündliche Prüfung erfolgt nach Bestehen der schriftlichen Prüfung.

Der Teilnehmer dieser Fortbildung erhält ein internes Zertifikat mit der Bescheinigung einer erfolgreichen Fortbildung.

Wer die Bilanzbuchhalter- Prüfung bestanden hat, ist vom schriftlichen Teil der Prüfung der Ausbilder- Eignungsverordnung befreit.

Fördermöglichkeiten

Eine Übernahme der Kosten durch die nachstehend aufgeführten Kostenträger ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen möglich:

Bundesagentur für Arbeit
Jobcenter / ARGE
Berufsgenossenschaften
Rentenversicherung
Berufsförderungsdienst der Bundeswehr
Auch für Selbstzahler ist die Teilnahme an unserer Umschulung möglich. Entdecken Sie hierfür Ihre Vorteile bei der DAA.